II. Заполнение путевых листов

Для того чтобы использовать автомобили, находящиеся в собственности или распоряжении компании, ее водителю во время поездки надо при себе иметь путевой лист автомобиля. Он не только входит в состав обязательных бланков, которые при проверке запрашивают дорожными инспекторами, но является первичной формой по учету работы автомобиля и основанием для расчета зарплаты водителю и списания топлива.

Путевой лист легкового автомобиля заполняется диспетчером или, при его отсутствии, бухгалтером. Этот документ нужно оформлять ежедневно, особенно в автотранспортных предприятиях. Если рабочий день в компании состоит из нескольких смен, то желательно заполнение путевых листов производить на каждого водителя (смену).

На небольших предприятиях, на которых в распоряжении фирмы находится только служебный транспорт (например, автомобиль руководителя), допускается выписка этого бланка на несколько дней. Также один документ может быть оформлен на длительный период, если автомобиль используется при командировке.

В настоящее время форма путевого листа может быть разработана предприятием самостоятельно с учетом особенностей его деятельности. Тем не менее он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные для бухгалтерских бланков. В основном используется типовая межотраслевая форма №3, утвержденная Госкомстатом.

Выписанный документ заносится в журнал регистрации путевых листов, согласно которому ему присваивается очередной номер. После этого он выдается на руки водителю.

При выезде из гаража в путевом листе обязательно должен расписаться механик, который проверяет исправность машины, показания спидометра и остаток в баке топлива.

Выполняя служебные обязанности, шофер на второй стороне путевого листа отражает места, которые он посещает, записывая информацию о времени и пройденных километрах.

При заезде в гараж, машину осматривает технический специалист, проверяет ее исправность, фиксирует показания спидометра и литраж в баке в соответствующих графах, а после этого визирует путевой лист.

Работник сдает данный документ в диспетчерскую, где специалист просчитывает его и отражает в журнале регистрации.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Рассмотрим подробнее, как заполнять путевой лист.

Заполнение лицевой стороны

Вверху проставляется штамп компании, ниже проставляются номер (при необходимости серия) и дата документа.

В следующей графе надо указать название компании, ее адрес и телефон. Здесь же отражается код регистрации фирмы в органах статистики ().

После этого диспетчер заполняет марку автомобиля, его государственный номер, инвентарный гаражный идентификатор.

В соответствующей строке записывается Ф.И.О. водителя, табельный номер, реквизиты водительского удостоверения, если есть - класс.

Следующий раздел путевого листа заполняется, если предприятие является специализированным, например, такси. Для таких фирм требуется оформление лицензионных карточек, их реквизиты нужно вписывать сюда.

Диспетчер определяет задание водителю, и указывает точный адрес подачи автомобиля. После этого специалист визирует документ и передает его шоферу.

Для механика предусмотрен специальный раздел в документе, где он отмечает исправность автомобиля и показания спидометра, остаток в баке, и визирует его с указанием своих Ф.И.О. Водитель также расписывается ниже в получении машины с расшифровкой своих личных данных.

Работник во время заправки отражает количество заправленного топлива, его марку. Рядом с литражом может расписываться в подтверждение сотрудник станции.

Диспетчер указывает фактическую дату и время возвращения в гараж, при необходимости делая отметку о простоях, опозданиях и т.д.

При возвращении водитель сдает машину механику, который проверяет ее состояние, отмечает остаток в баке на конец рабочего дня и счетчик пробега. Подтверждая получение автомобиля, технический специалист ставит свою подпись, а сдающий ее шофер – свою.

Заполнение оборотной стороны

На оборотной стороне документа водитель собственноручно заполняет информацию о процессе выполнения своего служебного задания, указывая места выезда и назначения с расшифровкой периода времени и пройденного километража. При работе с третьими лицами, они могут расписываться в выполнении шофером задания напротив его записей.

В нижней части документа диспетчер рассчитывает общее количество отработанных за день часов и километраж по спидометру. В зависимости от применяемой системы оплаты труда она определяет зарплату работнику и передает путевой лист после фиксации в журнале регистрации в бухгалтерию. Правильность расчетов счетный работник подтверждает своей подписью.

Путевой лист образец заполнения можно посмотреть ниже.

Нюансы

Правильность оформления данного документа очень важна, для включения затрат на топливо в расходы для целей налогообложения. Именно он является основным документом, который запрашивают инспекторы во время проверки.

Для многих предприятий на путевом листе обязательна отметка о прохождении предрейсового и послерейсового медосмотров.

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля.

Далеко не каждому владельцу транспортного средства необходимо заполнять путевые листы. Или тому, кто отвечает за управление им. Когда нужно заполнять путевой лист на легковой автомобиль и как это сделать, вы можете узнать в материалах данной статьи.

Ведение бухгалтерии юридическими лицами предполагает обязательное заполнение путевых листов. Этот документ интересен и представителям налоговых служб.

Путевой лист – это разновидность первичной документации, позволяющая не только учесть расходы в связи с приобретением бензина, но и вычитать их из общей налоговой базы.

Главная функция таких листов – возможность уменьшить налог, уплачиваемый в бюджет.

В некоторых ситуациях заполнение документа становится обязательным.

Что представляет собой бланк этого документа?

Путевой лист – документ, подтверждающий законность и наличие права на управление транспортом.

Бланк выдаётся юридическими лицами, владеющими автомобилем. Документ содержит информацию о времени в пути, пробеге, расходе бензина и других характеристиках авто.

Всегда ли нужно составлять путевые листы на автомобили?

Перечислим водителей, освобождённых от подобных обязанностей:

• Если юрлицо является владельцем ТС.
• При применении ТС с оформленной собственностью на физлицо. И при использовании авто в личных целях, передаче на основе доверенности.

Когда возникает необходимость заполнить путевой лист?

Если документ не оформлен, работать запрещают :

• Грузовым автомобилям.
• Легковым автомобилям.
• Троллейбусам.
• Трамваям.
• Автобусам.

И другим разновидностям транспорта, в котором перевозятся пассажиры с багажом. Багажом называют вещи, принадлежащие пассажирам, которые в установленном порядке принимаются к перевозкам.

Груз – название материальных объектов, для которых организуют перевозки. Наконец, пассажиры – группы физических лиц, заключающие соответствующий контракт.

Или лица, для которых заключают договоры фрахтования транспортных средств.

Сроки выдачи путевых листов легкового автомобиля

Слишком много времени и сил может уйти на ежедневное заполнение путеводных листов. Особенно, в маленьких предприятиях без отдельно работающего диспетчера.

Потому многие водители спрашивают, можно ли оформлять документы сразу на несколько дней?

Текст законодательства указывает на возможность оформления не только по каждому дню, но и по сроку не больше, чем на 30 дней.

Порядок заполнения путевого листа на легковой автомобиль по форме 3

Лицевая сторона

Информации надо вносить не так много, как кажется, на первый взгляд:

• Штамп компании всегда проставляют в верхней части. Дата и номер документа ставятся чуть ниже. При необходимости обозначают и серию.
• Следующая графа нужна для названия компании. Там же пишут адрес с телефоном. И код регистрации предприятия в соответствующих органах.
• Затем диспетчер заполняет информацию по транспортному средству, включающую инвентарный гаражный идентификатор, государственный номер и марку.
• Далее идёт строка с ФИО водителей, реквизитами водительского удостоверения, табельным номером.
• Есть и следующий раздел. Но его заполняют только организации с узкой специализацией. Например, службы такси. Им необходимо вписать номера лицензионной карточки.
• После заполнения диспетчера определяют индивидуальные задания для водителей. Документ визируется, передаётся лично шофёру.

Механики тоже визируют документы, указывая на них свои персональные данные. Водитель также должен расписаться, когда получает машину в своё распоряжение.

Каждый раз сотрудник отмечает, сколько именно топлива приобрёл на заправке. И какую именно марку использовал. Обязательно указание фактической даты, времени возвращения в гараж.

Отметки о простоях и опозданиях делаются в случае необходимости.

Оборотная сторона документа

Эта сторона нужна водителям. Здесь они отмечают индивидуальный прогресс в выполнении своих служебных заданий. Обязательно писать о местах выезда и назначения.

Период времени, пройденный километраж расшифровываются полностью.

Право на подпись есть у третьих лиц, при их непосредственном участии в выполнении заданий.

Нижняя часть документа требуется для отображения часов за день в общем количестве, километража на основании данных спидометра.

Зарплата работнику определяется на основании этих данных, в зависимости от принятой на предприятии системы. После окончательной фиксации сведений путевой лист передаётся сотрудникам бухгалтерии.

Особые правила по заполнению листов на линии

Есть определённая последовательность действий для тех, кто заполняет документ на линии:

• Точное время обязательно проставляется в часах и минутах. Для этого есть отдельная графа «Время прибытия». Но отражается только тот момент, когда водитель сам показывает путевой лист клиентам или заказчикам .
• Есть графа «Заказчик». Здесь клиенты оставляют свои подписи. Для подтверждения того, что все реквизиты в документе корректны, соответствуют действительности.
• Ещё заполняют графу 21, которая носит название «По прибытии». «По убытию» – соответственно, графа 22. Заказчики ставят здесь все параметры, списывая их со спидометра.
• «Особые отметки» – строка для замечаний со стороны клиентов, если это необходимо.

Если машина возвращается в гараж

Работа завершается обычно возвращением авто на территорию гаражей. Документ заполняется в последовательности, чётко описанной в законодательных нормативах.

Её необходимо строго придерживаться.

• «Работа водителя и автомобиля» – раздел, заполняемый механиком. В частности, используется графа 2. Важное требование – точность описания времени возвращения к гаражу. Месяц, год, часы, минуты – в графе должны присутствовать абсолютно все данные.
• «Показания спидометра» – графа 4, которая так же заполняется механиком. Графа 10 – вот где отображается точный «Остаток при возвращении». Графа относится к разделу с «Движением горючего».

В конце механик расписывается, подтверждая точность и достоверность предоставленной информации.

• Техник по ГСМ подключается к работе также на данном этапе. Водитель передаёт ему талончик. После заполняют графу «Сдано» с номером 11. И тоже ставится подпись.
• Подпись в строке «Сдал» ставит сам водитель. Это нужно для подтверждения исправного состояния машины в момент, когда она сдаётся механику. Механик для подтверждения данного факта расписывается в графе «Принял».
• Диспетчер принимает бумаги на последнем этапе. И тоже ставят свою подпись. Проводят регистрацию документа в специальном журнале.

При доставке товаров на предприятие необходимо подписывать специальную бумагу. О том, как составить , вы можете узнать в статье по ссылке.

Заключение

При неправильном заполнении путевых листов на организацию накладывают штрафы . И нарушителю не возмещают налоговые потери, возникшие в связи с работой транспортного средства.

Юридические лица платят штраф в размере 10 процентов от общей суммы произведённых операций.

Совершение любых операций должно подкрепляться соответствующими первичными документами. У каждого из них имеется юридическая сила.

Найти образцы документа с пустыми строками для заполнения легко на специализированных сайтах.

Форма 3 унифицирована. Это значит, что она подходит для любых предприятий, вне зависимости от сферы деятельности.

Можно быть уверенными в том, что заполнение такого документа соответствует всем требованиям законодательства. Главное – помнить о предельном сроке, на который заполняется лист. Этот срок равен месяцу.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля по форме 3 в 1С – смотрите в этом видео:

Описание общих процедур по ведению путевых листов грузового автомобиля. Рассмотрены виды и формы путевых листов, порядок их заполнения для предприятий, а так же последующая обработка и хранение путевых листов.

Следует сразу оговориться, что данное руководство разработано для применения еще во времена СССР, и соответственно стоит его использовать, только в частях не противоречащих .

I. Общие указания

1. Путевые листы для грузового автомобиля изготавливаются трех видов:

• типовая междуведомственная форма (сдельная), применяемая при осуществлении перевозок грузов на условиях оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам Единых тарифов на перевозки грузов автомобильным транспортом;
• типовая междуведомственная форма (повременная), применяемая при выполнении работы автомобилем по перевозке грузов на условиях оплаты за работу автомобиля по повременным тарифам;
• ведомственная форма (междугородная), применяемая при выполнении работы грузовым автомобилем по перевозке народнохозяйственных грузов в междугородном сообщении в соответствии с положениями об организации междугородных автомобильных перевозок грузов, утверждаемыми в установленном порядке Советами Министров союзных республик и уставами автомобильного транспорта союзных республик. На лицевой стороне этой формы путевого листа наносится полоса красного цвета с типографской надписью "междугородные перевозки".

2. Изготовление бланков путевых листов с типографской нумерацией (как документов строгой отчетности) производится Госкомиздатом СССР по заказам министерств, ведомств и других организаций в количествах, удовлетворяющих потребность в них.

Бланки междугородных путевых листов формы N 4-м изготавливаются Госкомиздатом СССР только по заказам органов управления автомобильным транспортом общего пользования союзных республик.

3. Снабжение путевыми листами предприятий, организаций и учреждений производится централизованно их вышестоящими организациями в установленном порядке.

Бланки междугородных путевых листов грузовыми автостанциями или другими предприятиями автомобильного транспорта общего пользования, на которые в данной местности возложена организация междугородных перевозок грузов, могут выдаваться в подотчет предприятиям, организациям и учреждениям других ведомств, когда предприятия автомобильного транспорта общего пользования не имеют возможности выполнить междугородные перевозки грузов и эти перевозки разрешают осуществить ведомственным автотранспортом.

4. Бланки хранятся на складах предприятий, организаций, учреждений и по мере потребности выдаются под расписку лицу, ответственному за эксплуатацию автотранспорта (заведующему гаражом, начальнику эксплуатации, диспетчеру и др.).

5. Путевые листы формы N N 4-с, 4-п, оформленные в соответствии с настоящей инструкцией, выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. На более длительный срок при междугородных перевозках грузов путевые листы формы N 4-м выдаются только в случае, когда водитель выполняет перевозки в течение более суток. Выдаваемый путевой лист должен обязательно иметь штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

6. Путевые листы формы N N 4-с, 4-п, 4-м хранятся совместно с товарно - транспортными накладными.

II. Заполнение путевых листов

7. Заполнение реквизитов путевых листов производится последовательно в соответствии с настоящими указаниями и является обязательным для всех государственных, кооперативных и общественных предприятий, организаций и учреждений, имеющих как собственные, так и арендуемые грузовые автомобили.

8. Ответственность за правильное заполнение путевых листов несут руководители предприятий, организаций, учреждений, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Участие водителя в заполнении путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.

9. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером автотранспортного предприятия или уполномоченным на то лицом в следующей последовательности:

9.1. На лицевой части путевого листа под названием документа записывается дата его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации выданного путевого листа в диспетчерском журнале.

9.2. В строке "Режим работы" записывается код или наименование режима работы (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, в день субботника, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю.

9.3. В строке "Колонна, бригада" записываются номера колонны и бригады, в составе которых числятся автомобиль и водитель.

В строке "Автомобиль" записываются марка, государственный номер и тип автомобиля, а также его гаражный номер.

9.4. В строке "Водитель" записываются фамилия, инициалы, номер служебного удостоверения и класс водителя, работающего по данному путевому листу. В строке "Табельный номер" записывается номер, присвоенный водителю в автопредприятии.

9.5. В строках "Прицепы" записываются марки, государственные и гаражные номера прицепов и полуприцепов, выпускаемых на линию с автомобилем. Номера обменных прицепов и полуприцепов записываются по этим строкам в местах их перецепки.

9.6. В строке "Сопровождающие лица" записываются фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль для выполнения задания (грузчики, экспедиторы, стажер и т.д.).

9.7. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графах 2 и 3 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику.

9.8. В разделе "Задание водителю" в графе 16 "В чье распоряжение" на основании заявки или разового заказа заказчика записывается наименование заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания.

9.9. В графе 17 "Время прибытия" записывается время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора.

9.10. В графах 18 "Откуда взять груз" и 19 "Куда доставить груз" записываются адреса пунктов погрузки и разгрузки согласно заявке, разового заказа заказчика или по условиям договора.

9.11. В графе 20 "Наименование груза" записывается наименование предъявляемого к перевозке груза на основании заявки или разового заказа заказчика.

9.12. В графе 21 "Количество ездок с грузом" на основании заявки или разового заказа записывается количество ездок с грузом, необходимое для выполнения задания.

9.13. В графе 22 "Расстояние" записываются расстояния перевозок грузов, определяемые по данным дорожных органов, или по карте района (плану города) при помощи курвиметра, или по списку расстояний, составленному на основании актов замера или по показателям спидометра автомобиля (на сезонных перевозках), зафиксированным актом автотранспортного предприятия или организации и заказчика.

9.14. В графе 23 "Перевезти тонн" записывается количество груза, которое необходимо перевезти для заказчика.

Право изменения задания, указанного в разделе "Задание водителю", имеет только автотранспортное предприятие. Лишь в исключительных случаях заказчик может по согласованию с автотранспортным предприятием изменить задание с соответствующей записью в строках "Особые отметки". В этой же строке производится запись в случаях использования автомобиля по специальному назначению (органами милиции, врачами и т.д.).

9.15. На лицевой стороне путевого листа в строке "Выдать горючее" записывается прописью количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы.

9.16. В строке "Подпись диспетчера" диспетчер своей подписью удостоверяет правильность заполненных им реквизитов путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения.

10. Заполнение путевого листа до выезда из гаража производится в следующей последовательности:

10.1. В разделе "Движение горючего" в графах 7, 9 и в соответствующих строках заправщик, техник по горюче - смазочным материалам (ГСМ) или уполномоченное на то лицо записывает количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее и удостоверяет эти записи своей подписью.

Количество горючего, выданного талонами, приравнивается к горючему, выданному в натуре.

10.2. На лицевой стороне врачом или другим медицинским работником при осуществлении предрейсового медицинского осмотра подписью удостоверяется состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем.

10.3. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 5 "Показания спидометра" механик контрольно - пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 6 "Время фактическое" штамп - часами проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража. В случае неисправности или отсутствия штамп - часов время записывается вручную в следующей последовательности: число, месяц, часы, минуты.

10.4. В разделе "Движение горючего" в графе 10 "Остаток при выезде" механик КПП или ОТК записывает количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей удостоверяет подписью в этой графе.

10.5. В строке "Подпись механика" механик КПП или ОТК удостоверяет подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража, а в строке "Подпись водителя" - водитель подписью удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.

11. Заполнение путевого листа на линии производится в следующей последовательности.

В разделе "Последовательность выполнения задания" формы N 4-с:

11.1. В графе 24 грузоотправитель записывает последовательно номера выполненных ездок. Запись предназначена для разнесения прилагаемых товарно - транспортных документов по ездкам.

11.2. В графе 25 "Номера приложенных товарно - транспортных накладных" грузоотправителем записываются все номера товарно - транспортных накладных, относящихся к данной ездке.

11.3. В графе 26 "Время прибытия" проставляется время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа грузоотправителю или грузополучателю у въездных ворот или на контрольно - пропускном пункте в пунктах погрузки или разгрузки (кроме станций железных дорог).

При отсутствии въездных ворот или контрольно - пропускного пункта указанная графа не заполняется, время прибытия в пункт погрузки или разгрузки проставляется в товарно - транспортной накладной (ТТН).

11.4. В графе 27 "Подпись и печать" грузоотправитель расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа.

12. Графа 28 "Отметки автопредприятия" может использоваться автопредприятием для отражения дополнительных учетных показателей работы автомобиля и прицепа.

13. В разделе "Простои на линии" работник службы техпомощи или уполномоченное на то лицо в соответствующих графах записывает причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяет эти записи своей подписью.

14. В строках "Особые отметки" на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки органов Госавтоинспекции, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб и т.п.).

15. При возвращении автомобиля в гараж заполнение путевого листа производится в следующей последовательности:

15.1. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 6 механик КПП или ОТК записывает или проставляет штамп - часами фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты) и заполняет графу 5 "Показания спидометра".

15.2. В разделе "Движение горючего" механик КПП или ОТК заполняет графу 11 "Остаток при возврате" и расписывается под ней.

15.3. В разделе "Движение горючего" заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 12 "Сдано" и расписывается под ней.

15.4. В строке "Сдал" водитель подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке "Принял" подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки "Возвращение в гараж" раздела "Работа водителя и автомобиля" и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии.

16. После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на то лицо заполняет его в следующей последовательности:

16.1. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 4 "Нулевой пробег" по таблице расстояний записывает расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего места разгрузки до гаража.

16.2. В разделе "Движение горючего" в графе 13 "Коэффициент изменения нормы" записывает один общий на весь день работы автомобиля коэффициент изменения нормы расхода горючего, связанного с работой автомобиля по повышенной норме расхода горючего, в графе 14 "Время работы спецоборудования" и графе 15 "Время работы двигателя" на основании соответствующих записей в приложенных к путевому листу ТТН записывает соответственно время работы спецоборудования и дополнительное время работы двигателя в особых условиях эксплуатации (работа двигателя, вращающего погрузочно - разгрузочные механизмы и т.п.). Эти реквизиты необходимы для определения дополнительной нормы расхода горючего. Правильность заполнения данных реквизитов диспетчер заверяет подписью под соответствующими графами.

16.3. В разделе "Последовательность выполнения задания" диспетчер в графе 24 записывает общее количество ездок, а в строке "ТТН в количестве" - общее количество сданных товарно - транспортных накладных. За общее количество сданных и принятых товарно - транспортных накладных водитель расписывается в строке "Сдал водитель", а диспетчер - в строке "Принял диспетчер".

III. Особенности заполнения путевых листов формы N 4-п и N 4-м

17. В путевом листе формы N 4-п в разделе "Задание водителю" в графе 16 "В чье распоряжение" на основании заявки или разового заказа заказчика диспетчером записывается наименование и адрес заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания, в графах 17 и 18 - плановое время прибытия и убытия, в графе 19 - плановое количество часов работы и в графе 20 - количество ездок по плану.

18. Путевой лист формы N 4-п имеет отрывной талон заказчика, который является основанием для предъявления автопредприятием счета на оплату транспортных услуг и прилагается к нему.

19. В отрывном талоне заказчик:

19.1. На основании предъявленного водителем путевого листа заполняет в соответствующих строках номер и дату выдачи путевого листа, наименование автопредприятия, на подвижном составе которого производится перевозка грузов, марки и государственные номера прибывших автомобиля и прицепов.

19.2. В строке "Заказчик" записывает наименование организации, фамилию и инициалы должностного лица, ответственного за использование автомобиля.

19.3. В строке "Время" указывает время при прибытии и убытии автомобиля от заказчика.

19.4. В строках "Спидометр" записывает показания спидометра при прибытии к заказчику и убытии от него.

19.5. В строке "Приложенные ТТН" вписывает номера ТТН, один экземпляр которых прилагается к путевому листу, и указывает их общее количество.

Приложение ТТН к путевому листу автомобиля, выделенного для работы с оплатой по повременным тарифам, не является основанием для изменения формы оплаты за работу автомобиля.

19.6. В строке "Количество ездок" проставляет общее количество выполненных ездок.

19.7. В строке "Подпись и штамп заказчика" расписывается и ставит штамп, подтверждая правильность заполнения реквизитов соответствующих строк путевого листа.

20. В разделе "Выполнение задания" заказчик записывает маршруты движения откуда - куда по каждой ездке и удостоверяет эти записи своей подписью.

21. В путевом листе формы N 4-м в разделе "Прохождение контрольного пункта УТЭП, КДП и ГАС":

• диспетчер автопредприятия в графе 26 записывает наименование контрольного пункта, пункта отдыха и ночлега, через которые должен следовать автомобиль, а также УТЭП, КДП и ГАС, на которых водитель получает загрузку автомобиля, в том числе и автомобилей, следуемых в попутном направлении, в графе 27.1 - дату и время их прохождения по графику;
• диспетчер УТЭП, КДП или ГАС в графе 27.2 записывает фактическое время и дату прохождения контрольного пункта, пунктов отдыха и ночлега, выводит отклонение от графика и записывает в графе 27.3 "Отклонение", в графе 28 расписывается и ставит штамп.

IV. Обработка путевых листов

22. Обработка путевых листов может производиться автоматизированным с применением ЭВМ, механизированным с применением ПВМ и КВМ и ручным способами.

Путевые листы, подлежащие автоматизированной обработке на ЭВМ, проходят предварительную обработку, которая заключается в кодировании информации (заполнении граф), подготовке и переносе информации на машинные носители.

23. При автоматизированной обработке путевых листов данные машинограмм, полученных с ЭВМ, могут не переноситься на бланки путевых листов. При этом машинограмма должна содержать показатели, соответствующие утвержденному разделу "Результаты работы автомобиля и прицепов".

24. В разделе "Результаты работы автомобиля и прицепов":

24.1. Расход горючего определяется по общему пробегу и выполненным тонно - километрам автомобиля за день (смену) его работы. При подведении итогов работы в путевом листе указываются наряду с фактическими расходами расходы по нормам, утвержденным для отдельных марок автомобилей.

24.2. Время в наряде в часах определяется с момента выезда автомобиля из гаража до его возвращения в гараж, за вычетом времени на обед и отдых водителя (согласно положению, существующему на автотранспорте). Целодневные простои из-за бездорожья, технических неисправностей и т.п. из часов в наряде исключаются.

Время в движении составляет разницу между временем в наряде и временем в простоях. Время в простоях определяется путем суммирования времени простоев под погрузкой и разгрузкой, времени на простои, вызванные техническими неисправностями автомобиля в пути, заменой резины, непроезжим состоянием дорог и др. Простои под погрузкой и разгрузкой определяются по записям о простоях, указанных в товарно - транспортных накладных.

Простои по техническим неисправностям и прочим причинам определяются по записям в разделе путевого листа "Простои на линии". Итоги по простоям даются отдельно по простоям под погрузкой и разгрузкой, сверхнормативным простоям и простоям, вызванным техническими неисправностями.

24.3. Количество ездок с грузом определяется путем подсчета всех ездок с грузом между пунктами погрузки и пунктами разгрузки.

24.4. Общий пробег автомобиля должен соответствовать разнице между показаниями спидометра при возвращении в гараж и при выезде из гаража.

Пробег с грузом равняется сумме расстояний по всем ездкам с грузом, указанным в ТТН.

Пробег без груза составляет разницу между общим пробегом и пробегом с грузом.

24.5. Общее количество перевезенного автомобилем груза определяется по товарно - транспортным накладным путем подсчета количества груза, доставленного в пункты назначения.

24.6. Тонно - километры определяются путем умножения количества (массы) перевезенного груза по каждой ездке (заезду) на расстояние каждой ездки (заезда) между пунктами погрузки и разгрузки.

Общее количество тонно - километров, сделанных грузовым автомобилем за день работы (смену), будет равно сумме тонно - километров по всем ездкам (заездам) с грузом.

25. Зарплата водителю указывается на основании данных таксировки всех товарно - транспортных накладных, приложенных к путевому листу.

Путевой лист - это документ, который должны заполнять все хозяйствующие субъекты, эксплуатирующие автотранспорт. При этом компании и ИП, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. В этом материале мы рассмотрим порядок и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля, который в обиходе называют просто «путевка», должен знать каждый бизнесмен, который эксплуатирует такой транспорт в служебных целях. Эти учетные первичные документы являются обязательными как для собственного, так и для арендованного автотранспорта. При этом хозяйствующие субъекты, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны использовать в работе исключительно унифицированные формы этих документов.

Для грузовых автомобилей, в зависимости от того, какие показатели используют для осуществления учета работы автомобиля, существуют две разновидности путевых листов: 4-С и 4П. В случаях, когда учет работы автотранспорта происходит на основании фиксации времени его эксплуатации, используют путевой лист 4-П.

Например, транспортное средство перевозит грузы и оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения транспорта в работе. Важно отметить, что такой путевой лист может быть оформлен, только если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения. Форму 4-С используют чаще всего. Ее используют перевозчики, взимающие плату за тонна-километры.

Что же касается водителей автобуса, которые осуществляют перевозку пассажиров, то они обязаны иметь при себе путевой лист автобуса по форме № 6. Путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Когда речь идет о путевом листе при перевозке опасных грузов, то, как и при обычной транспортировке, пишут маршрут, а в верхнем поле делают отметку «Опасный груз» красным цветом. В разделе «Особые отметки» указывают номер опасного вещества согласно списку ООН.

Остальным организациям и ИП можно использовать произвольную форму. Рассмотрим, как должен выглядеть бланк путевого листа легкового автомобиля, и какие существуют особенности его заполнения.

Форма путевого листа легкового автомобиля (2019 год)

Форма, по которой ИП и организации должны заполнять путевой лист легкового автомобиля (форма 3), утверждена еще 20 лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Именно этот унифицированный бланк действует до сих пор, хотя за эти годы в него было внесено множество различных поправок. Последнюю из них Минтранс России внес в документ Приказом от 18.01.2017 № 17. Чиновники добавили новые графы и обновили требования к заполнению. Надо отметить, что этим Постановлением утверждены разные формы путевок, которые зависят от вида транспортных средств. В частности, отдельные бланки предусмотрены для:

• легкового транспорта;
• грузового транспорта;
• специального транспорта;
• такси;
• общественных автобусов;
• автобусов необщего пользования.

Поэтому организации и ИП должны выбирать бланк, соответствующий обстоятельствам.

В 2017 году Министерство транспорта РФ внесло изменения в требования по оформлению путевых листов, утвержденные Приказом от 18.09.2008 № 152 . Изменения зафиксированы в Приказе № 476 от 07.11.2017 и Приказе № 141 от 06.04.2017 Минтранса РФ .

Согласно Приказу № 476, с 15.12.2017 в реквизитах путевого листа должны быть указаны:

• ОГРН учреждения;
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.

Реквизит необходимо заполнять, если обязательность предрейсового контроля предусмотрена законодательно. Для транспорта, выезжающего с места постоянной стоянки, такой предрейсовый контроль предусмотрен. Его порядок изменен согласно Приказу № 141, который вступил в силу 24.12.2017. Новые правила установили, в частности:

• требования к работникам, которые проводят проверку технического состояния;
• перечень систем, устройств, механизмов, агрегатов, приборов, узлов и деталей, которые подлежат проверке;
• реквизиты, которые должны быть отражены в журнале регистрации результатов предрейсового контроля.

Обязательные реквизиты в путевке

Путевой лист — это документ строгой отчетности. Поэтому в нем должны быть указаны обязательные реквизиты, в том числе те, что предусмотрены статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2017 года таких обязательных реквизитов стало больше — теперь автотранспортные и другие компании должны записывать в бланк информацию о том, что транспортное средство прошло предрейсовый контроль технического состояния. Поэтому если организация хочет разработать бланк самостоятельно, она должна учесть все обязательные требования к его оформлению. Форма должна фигурировать в учетной политике организации, как это предусмотрено пунктом 4 ПБУ 1/2008.

Итак, в любой путевке, хоть унифицированной, хоть разработанной самостоятельно, должны быть указаны:

1. Дата составления документа. Если путевой лист выдан не на день, а на определенный срок, следует указать период (например, 01.06.2017 - 07.06.2017).
2. Номер и серия путевки. Номера не должны повторяться и присваиваются самой организацией. Серии заполняются в том случае, если бланкам путевых листов они присвоены типографским способом.
3. Информация об организации и ее штамп (наименование, адрес, контакты, коды по ОКУД и ОКПО).
4. Информация о ТС (марка, модель, госномер автомобиля, гаражный номер). Если автомобиль находится в аренде, желательно указать еще и номер договора.
5. Данные водителя (Ф.И.О., табельный номер, номер ВУ, категория, тип лицензионной карточки (если имеется)).
6. Индивидуальное задание с указанием мест и времени отбытия и прибытия водителя.
7. Подписи диспетчера-нарядчика или уполномоченного лица, выдающего задание водителю.
8. Подписи механика, выпускающего автомобиль на линию, с информацией:
   • об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж;
   • о показаниях на спидометре;
   • о выдаче и остатке горючего;
   • о марке топлива;
   • о величине расхода горючего (расход по норме, фактический расход, экономия или перерасход).
9. Штамп о прохождении медосмотра водителя и техосмотре ТС.

Обязательные реквизиты оборотной стороны типового бланка:

1. Номер по порядку. Каждая поездка должна записываться под отдельным номером.
2. Код заказчика.
3. Место отправления и назначения.
4. Время выезда и возвращения
5. В графу «Пройдено» вводятся данные о пройденном расстоянии.
6. Подпись водителя.

Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Основные изменения норм, регулирующих деятельность частных предпринимателей и автотранспортных организаций, произошли в мае 2015 года и по-прежнему имеют законодательную силу. Все предсменные медицинские осмотры водителей регистрируются в специальном журнале. Приказ предусматривает необходимость прохождения предрейсовых медосмотров для всех водителей, помимо шоферов машин экстренных служб (им нужно проходить только предсменные медосмотры). Кроме того, послерейсовый медосмотр обязателен для водителей, осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов. В состав предрейсового осмотра входит: рассмотрение жалоб водителя; визуальный осмотр; измерение давления, пульса, температуры тела; выявление признаков опьянения; определение наличия психоактивных веществ; для определения процента алкоголя в крови применяют алкотестер. По результатам предрейсового осмотра врач выносит заключение о том, что опасных и вредных факторов или состояния здоровья, которое бы препятствовало выполнению трудовых обязанностей, не выявлено. В противном случае водитель к работе не допускается. Отметка о прохождении медосмотра с указанием даты, времени и подписи медицинского работника должна стоять в путевом листе. Документ должны подписать лицо, которое его заполнило, и руководитель организации. Без круглой печати можно обойтись: ее нужно ставить только тем фирмам, у которых ее применение прописано в Уставе.

Документ всегда оформляется в одном экземпляре.

Срок действия

Выписать путевку можно как на один день, так и на весь месяц, если машина совершает выезды не очень часто. Водитель получает на руки документ перед рейсом. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продления срока действия, поскольку в рейсе может возникнуть задержка, а движение без путевого листа является нарушением.

После окончания срока действия путевки ее следует вернуть под подпись уполномоченному лицу. Такой документ считается закрытым и должен быть передан на обработку в бухгалтерию.

Для чего нужны путевки на легковой транспорт

Путевые листы нужны в первую очередь самой организации. С их помощью бухгалтерия рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы путевка нужна для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, именно на основании путевки можно будет подтвердить законность и обоснованность рейса, а также право управления автомобилем. Отсутствие путевки является нарушением, за которое по статье 12.13 КоАП РФ положен административный штраф.

Для многих организаций ГСМ — значимая статья расходов. И использование путевых листов — это один из способов определения, сколько же использовано ГСМ. Путевой лист позволяет подтвердить необходимость расходов, зафиксировать расстояние, пройденное автотранспортом, определить показатели для расчета объема использования ГСМ. После того, как будет определен фактический или нормативный объем использования, можно рассчитать сумму списания. Для этого умножают стоимость единицы на объем. Однако для того чтобы списать ГСМ, недостаточно путевого листа, необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено такое списание. Путевые листы используют для списания ГСМ в том случае, если нет электронной системы контроля. Или она недостаточна. Например, возможен контроль за расходом топлива, а маршрут транспортного средства не отслеживается. Итак, для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие приобретение, расход и характер поездок. Если ГСМ приобретается по топливным картам, то это отражается по накладной поставщика, карты учитываются на забалансовом счете. Если же ГСМ оплачивается наличными, то оприходование происходит по чекам, выданным АЗС и авансовым отчетам водителей. Если автомобиль подключен к электронной системе, контролирующей маршрут и расход топлива, то, согласно Письму Минфина от 16.06.2011 № 03-30-06/1/354, для списания ГСМ достаточно отчетов этой системы.

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (редакция от 18.01.2017). Оформлением формы 3 в специализированных автотранспортных компаниях обычно занимаются диспетчеры. В организациях, где такая служба не предусмотрена, а весь легковой транспорт представлен личной машиной руководителя, заполнять форму 3 может непосредственно директор или любой уполномоченный на это работник. Делегировать обязанности необходимо приказом по организации, ведь такое уполномоченное лицо несет ответственность за наличие путевого листа, а также за все неточности и ошибки, допущенные при его заполнении. Если оформлением путевых листов занимается сам водитель (это не запрещено), он также должен заполнять свою часть документа: вписывать сведения о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов.

Унифицированную форму № 3 можно применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в Письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. В частности, там сказано, что на каждом учетном документе должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС (не путать с круглой печатью). Кроме того, нужно принимать во внимание и другие требования к оформлению формы.

Указывать показания приборов необходимо как перед выездом из гаража, так и при возвращении в него. Учитываются такие приборы, как датчик топлива, одометр и другие.

Требования к заполнению путевки:

• освидетельствовать техническое состояние ТС должен уполномоченный на это специалист, например механик. Он должен поставить в документе свою подпись перед выездом в рейс ТС;
• освидетельствовать состояние здоровья водителя должен медработник. При заполнении должна быть указаны дата и время и проставлен личный штамп. В записи должно быть сказано, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей»;
• хранить закрытые путевки по требованию Приказа Минтранса России № 152 необходимо в течение пяти лет.

Остановимся подробнее на заполнении путевого листа:

Левая верхняя часть листа:

• дата выхода в рейс;
• наименование организации;
• данные водителя;
• данные автомобиля;
• время выезда со стоянки;
• время возвращения;
• информация о медосмотре;
• данные медсотрудника, ответственного за проведенные процедуры.

Правая часть бланка:

• коды из учредительных документов организации;
• номер бланка;
• километраж;
• данные сотрудников, проводящих техосмотр транспортного средства;
• марка топлива;
• выданное количество ГСМ.

Нижняя часть бланка:

• подпись лица, выдающего исправное транспортное средство;
• подпись водителя.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3) титульный лист

Обратная сторона заполняется лицом, принявшим автомобиль после рейса:

• маршрут;
• время;
• пройденный километраж;
• подпись водителя.

Ответственность за отсутствие путевого листа

Штрафы за отсутствие путевого листа прописаны в КоАП РФ:

• за автомобиль несет ответственность водитель — штраф в размере 500 рублей или предупреждение;
• за автомобиль отвечает должностное лицо организации — штраф 20 000 рублей;
• юридическое лицо — штраф до 100 000 рублей;
• штраф за некорректно оформленный путевой лист — 3000-30 000 рублей.

Для грузового автомобиля наличие путевого листа в поездке обязательно.

13 февраля 2017 года Минюст РФ зарегистрировал Приказ Министерства транспорта Российской Федерации № 17 "О внесении изменений в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 г. № 152" от 18.01.2017 года. Согласно новому приказу в порядок оформления путевых листов на транспортные средства вносятся изменения. Новый приказ вступает в силу 26.02.2017 года.

Вот текст приказа Министерства транспорта РФ №17 от 18 января 2017 года:

Внести обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 года №152 следующие изменения:

1. 1. В пункте 12 слова "В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании." исключить.

1. 2. Дополнить пунктом 16.1 следующего содержания:

"16.1 Дата и время предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов".

Вот правила заполнения путевого листа на основании старого приказа Министерства транспорта РФ, которые был принят 18 сентября 2008 года:

Правила заполнения путевых листов:

1. 9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

1. 10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

1. 11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

1. 12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.

1. 13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

1. 14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

1. 15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

1. 16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

16.1 Дата и время предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов

1. 17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

1. 18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Мы выделили красным пункт 12 правил заполнения путевых листов, который перестанет действовать с 26 февраля 2017 года, после вступления в силу нового приказа Министерства транспорта № 17 от 18.01.2017 года. То есть, согласно новому законодательству, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателем будет не нужно обязательно проставлять вверху путевого листа свою печать или штамп.